Poradnik Beneficjenta

[ Pobierz całość w formacie PDF ]
LUBELSKA AGENCJA WSPIERANIA PRZEDSIĘBIORCZOŚCI W LUBLINIE
PORADNIK
BENEFICJENTA
CZYLI JAK PRAWIDŁOWO
REALIZOWAĆ PROJEKT
WSPÓŁFINANSOWANY ZE ŚRODKÓW EFRR
W RAMACH I i II* OSI
REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO
WOJEWÓDZTWA LUBELSKIEGO
NA LATA 2007-2013
- 2011 -
Niniejszy poradnik powstał w oparciu o studium przypadków, które nasi specjaliści zaobserwowali na
przestrzeni ostatnich kilkunastu miesięcy. Poruszamy obszary, które jak wynika z naszych obserwacji,
sprawiają największe kłopoty lub są przedmiotem znacznej ilości zapytań i korekt. Ponadto podzielili-
śmy się spostrzeżeniami jak można lepiej zarządzać Projektem, tak aby proces rozliczania Projektu
i kontroli był dla każdej ze stron łatwiejszy i szybszy.
Należy mieć jednak na uwadze, że najważniejszymi dokumentami w świetle realizacji Projektu są
obowiązujące przepisy prawa, umowa o dofinansowanie, Wytyczne dla Wnioskodawców. Podręcznik
ten ma na celu zwrócić Twoją uwagę na najistotniejsze kwestie i często będzie Cię odsyłał do treści
innych dokumentów.
* Niniejszy dokument nie dotyczy Beneficjentów działania 2.1., spowodowane jest to zbyt dużymi
rozbieżnościami, poszczególnych procedur oraz założonymi ramami opracowania. Chcąc zachować
przejrzystość niniejszego podręcznika zmuszeni byliśmy pominąć Beneficjentów tego działania, za co
przepraszamy.
Słowniczek skrótów:
Beneficjent
– należy przez to rozumieć Wnioskodawcę, z którym Instytucja Pośrednicząca II stopnia
zawarła umowę o dofinansowanie realizacji projektu
IP II
– Instytucja Pośrednicząca II stopnia/Instytucja Wdrażająca, należy przez to rozumieć Lubelską
Agencję Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie
(LAWP)
IZ
– Instytucja Zarządzająca, należy przez to rozumieć Zarząd Województwa Lubelskiego
Projekt
– należy przez to rozumieć przedsięwzięcie realizowane w ramach Działania, będące przed-
miotem Umowy o dofinansowanie realizacji projektu pomiędzy Beneficjentem a Instytucją Wdrażają-
cą
RPO WL
– Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata 2007 - 2013
Umowa / Umowa o dofinansowanie
– Umowa o dofinansowanie realizacji projektu
Wytyczne dla Wnioskodawców
– Wytyczne dla Wnioskodawców w ramach I i II Osi Priorytetowej
RPO WL 2007-2013
Zakończenie finansowe realizacji projektu
– należy przez to rozumieć datę poniesienia przez Benefi-
cjenta ostatniego wydatku w ramach realizacji projektu. Data ta określona jest w umowie o dofinan-
sowanie
Zakończenie rzeczowe realizacji projektu –
należy przez to rozumieć datę podpisania przez Benefi-
cjenta protokołu ostatecznego odbioru lub wystawienia świadectwa wykonania lub innego dokumen-
tu równoważnego w ramach realizacji Projektu, stwierdzającego rzeczowe zakończenie realizacji pro-
jektu. Data ta określona jest w umowie o dofinansowanie
 Spis treści
I.
OBOWIĄZKI BENEFICJENTA ................................................................................................................... 5
II.
ZABEZPIECZENIE UMOWY O DOFINANSOWANIE ................................................................................... 6
III.
CESJA WIERZYTELNOŚCI ........................................................................................................................ 8
IV.
ROZPOCZĘCIE REALIZACJI PROJEKTU ................................................................................................... 10
V.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ..................................................................................................... 13
VI.
KWALIFIKOWALNOŚĆ PODATKU VAT .................................................................................................. 14
VII.
EWIDENCJONOWANIE WYDATKÓW I PRZYCHODÓW W RAMACH PROJEKTU ..................................... 16
VIII.
WYBÓR WYKONAWCÓW W TOKU REALIZACJI PROJEKTU ................................................................... 17
IX.
UDOKUMENTOWANIE PONIESIONYCH WYDATKÓW ........................................................................... 22
X.
WSKAŹNIKI PROJEKTU ......................................................................................................................... 27
XI.
ZMIANY W PROJEKCIE ......................................................................................................................... 27
XII.
SPRAWOZDAWCZOŚĆ .......................................................................................................................... 32
XIII.
KONTROLA I AUDYT ............................................................................................................................. 34
XIV.
PROMOCJA .......................................................................................................................................... 36
XV.
TRWAŁOŚĆ PROJEKTU ......................................................................................................................... 38
XVI.
ARCHIWIZACJA .................................................................................................................................... 38
XVII.
ZASADY POPRAWNEGO WYPEŁNIANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ .......................................................... 39
XVIII.
DROGA BENEFICJENTA PO REFUNDACJĘ - PODSUMOWANIE ............................................................... 41
 I. OBOWIĄZKI BENEFICJENTA
I.
OBOWIĄZKI BENEFICJENTA
Beneficjent zobowiązany jest do realizacji Projektu zgodnie z zapisami Umowy
o dofinansowanie, a w szczególności w oparciu o Wniosek o dofinansowanie oraz Harmonogram
rzeczowo-finansowy. Naczelną zasadą jest konieczność ponoszenia wydatków w ramach Projektu
w sposób rzetelny, celowy, racjonalny i oszczędny.
Podstawowe obowiązki wynikające z zapisów Umowy o dofinansowanie to w szczególności:
·
złożenie w wyznaczonym terminie zabezpieczeń prawidłowej realizacji Projektu,
·
prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu,
·
stosowanie przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim ustawa prawo zamó-
wień publicznych ma zastosowanie do Beneficjenta albo Projektu,
·
wybieranie i udzielanie wszelkich zamówień (zakupów, dostaw itp.) w oparciu o najbardziej ko-
rzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji,
·
ubezpieczenie wszelkich nieruchomości oraz środków trwałych, których dotyczy Projekt do
pełnej wartości przez cały czas realizacji Projektu, jak również przez okres trwałości Projektu,
·
zakup używanego środka trwałego, w ramach Projektu, musi być finansowany wyłącznie
z inwestycyjnego kredytu bankowego lub przez leasingodawcę w ramach umowy leasin-
gu finansowego,
·
systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji Projektu oraz niezwłoczne informowanie
Instytucji Pośredniczącej II stopnia o zaistniałych nieprawidłowościach lub zamiarze zaprzesta-
nia realizacji Projektu,
·
niezwłoczne informowanie Instytucji Pośredniczącej II stopnia o ewentualnej konieczności
wprowadzenia zmian w Projekcie,
wywiązywanie się z obowiązków w zakresie rozliczania wydatków oraz sprawozdawczości,
·
ujawnianie wszelkich przychodów, które powstają w związku z realizacją Projektu generujące-
go dochód,
·
·
wywiązywanie się z obowiązków w zakresie informacji i promocji zgodnie z Wytycznymi dla
beneficjentów w zakresie informacji i promocji RPO WL 2007-2013,
osiągnięcie założonych celów, wskaźników i zapewnienia trwałości efektów Projektu przez
okres co najmniej 5 lat od zakończenia finansowego realizacji Projektu, a w przypadku mikro-
przedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw przez okres co najmniej 3 lat,
·
·
przekazywanie do Instytucji Pośredniczącej II stopnia wszystkich dokumentów i informacji
związanych z realizacją Projektu, których IP II stopnia zażąda w okresie realizacji oraz trwałości
Projektu,
·
umożliwianie uprawnionym instytucjom przeprowadzanie kontroli i audytu w okresie realizacji
Projektu a także przez okres trwałości Projektu oraz uczestniczenie w tych czynnościach
i składanie wszelkich wyjaśnień w tym zakresie,
·
przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres 10 lat od daty finan-
sowego zakończenia realizacji Projektu, oraz informowanie Instytucji Pośredniczącej II stopnia
o miejscu archiwizacji dokumentów związanych ze zrealizowanym Projektem,
·
informowanie Instytucji Pośredniczącej II stopnia o wszelkich zdarzeniach powodujących
z mocy prawa przejście praw wynikających z Umowy na osoby trzecie,
·
przedstawianie Instytucji Pośredniczącej II stopnia, przez okres 3/5 lat po zakończeniu realizacji
Projektu, rocznych raportów z osiągniętych efektów Projektu, począwszy od raportu za okres
12 miesięcy licząc od daty zakończenia realizacji Projektu.
5
[ Pobierz całość w formacie PDF ]